施策の乱立で炎上しているチームをアップデートし、正常運行に｜デジマコンサルティング支援事例

施策の乱立で炎上しているチーム弊社tryXがアップデートし、鎮火した事例についてご紹介致します。

クライアント様

大手企業のデジタルマーケティング推進チーム案件

背景

チーム内で並行して5,6施策が動いている状態であったが、タスクの数が多くなりすぎて現場担当者の手に負えず各施策が回らなくなってしまった状態でした。
一方で各施策の多くに外部ベンダーが関わっていたため各施策を遅らせることは大問題でした。

原因

タスクの量が人間の脳のキャパシティを超えてしまったことで運用に耐えきれなくなったことが原因と言えます。数が少なく各案件を頭の中だけで整理できている状況から、特に実行フェーズに入る案件が多くなるタイミングでタスクが大量に増えてしまい、管理ができなくなってしまったようです。
各自メモにタスクを書いてはいるのですがそのタスクが積み上がりどうにもならない状態でした。

ベンダー側では一応WBSを用意しておりそれをもとに進めていたのですが、そちら側の管理もずさんとなっておりプロジェクトの状況が分からない状態でした。

具体的な対応

各ベンダーに任せていたプロジェクトのタスク管理を全部一度巻取り、PMOの簡易版の仕組みを導入しました。

 1.WBS

全部の施策を大きな粒度のタスクにブレークダウンし、それを時系列に落とし込みました。施策を横断して見た際にタスクが溢れる箇所がないか確認し、必要に応じて予めリスケやバッファの確保を行いました。
また重要なマイルストンを共通認識として整理し、ベンダー様へも展開しました。

2.タスク管理表

全ての発生するタスクを管理票に記載するようにしました。タスクはチーム内のタスクという位置付けであり、タスクは上記のWBSの番号に対応する形で整理をしました。
全てのタスクに対して責任者1名（連名はNGとしています）と期日を明記しました。
タスクは日次でアラートを上げ、また週次での定例会を設けそこでも確認、必要に応じてリスケ対応などの仕組みを導入しました。
尚、BacklogやRedmineなどのツールを導入することも可能ですがお客様側の学習コストなどの観点からクイックにエクセルで管理する形としました。

結果

正常運行（タスクの遅延がない状態）までは1ヶ月程度かかりましたが、炎上を止めることが出来ました。
特にタスクの遅延が発生する場合、リスケの新たなタスクが発生し、タスクがタスクを生む連鎖が生まれてしまいます。なるべく早く正常に戻すことが望ましいと言えます。
今後もこういったことが予見される場合、リソースの余裕があるうちに前記のようなプロジェクト管理ツールの導入を検討しても良いかもしれません。

最後に

対応自体もすごくシンプルではありますが、実際こういう現場は多いです。またベンダー側にタスク管理を投げてしまうケースもあるのですがベンダー側が管理が苦手だと本当に大変なことになります。今回のケースは後者でしたので、内部で巻き取ることで対応しました。

言うのは簡単ですが、実際に実行するのは意外と大変です。タスクの書き方、アラートの上げ方、調整の仕方など細かいところでコツが必要です。

プロジェクト運営でお困りごとがあれば、ぜひ一度弊社にお声がけください。

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